Ein unvollständiger Unterlagensatz ist einer der häufigsten Gründe, warum sich ein Immobilienverkauf über Wochen hinzieht. Käufer, Notar und Bank fragen an unterschiedlichen Punkten des Verkaufsprozesses konkrete Dokumente ab, und wer diese nicht griffbereit hat, verliert wertvolle Zeit und mitunter auch das Vertrauen von Kaufinteressenten.
Wer sich beim Thema Unterlagen Immobilienverkauf frühzeitig einen Überblick verschafft und fehlende Dokumente rechtzeitig bei den zuständigen Stellen beantragt, vermeidet Verzögerungen kurz vor dem Notartermin. In den folgenden Abschnitten erfahren Sie, welche Dokumente Sie benötigen und wo Sie diese bekommen.
Für jedes fehlende Dokument gibt es eine klar zuständige Stelle, bei der Sie es nachbestellen können. Die folgende Übersicht zeigt, wohin Sie sich wenden müssen:
| Unterlage | Zuständige Stelle |
|---|---|
| Grundbuchauszug | Grundbuchamt oder Notar |
| Flurkarte | Katasteramt |
| Energieausweis | Zugelassene Energieausweis-Aussteller (Tipp: Ihr Schornsteinfeger kennt oft passende Ansprechpartner) |
| Teilungserklärung | Grundbuchamt |
| Grundriss | Architekt oder Raumplaner |
| Baubeschreibung | Bauträger oder zuständiges Bauamt |
Planen Sie für die Beschaffung genug Vorlauf ein. Manche Ämter benötigen mehrere Wochen Bearbeitungszeit, besonders bei älteren Grundstücken mit umfangreicher Aktenlage.
Für den Nachweis von Instandhaltungs- und Modernisierungsarbeiten reichen alte Handwerkerrechnungen aus. Achten Sie darauf, dass die durchgeführte Leistung darin konkret beschrieben ist, etwa Art der Arbeiten, Material und Ausführungsdatum. Das schafft beim Käufer Vertrauen in den gepflegten Zustand der Immobilie.
Häufig gestellte Fragen zu den Unterlagen beim Immobilienverkauf
Der Grundbuchauszug dokumentiert die rechtliche Situation des Grundstücks. Er weist die Grundstücksgröße, die aktuellen Eigentumsverhältnisse und eingetragene Grundschulden aus, und ist damit eines der zentralen Dokumente für Käufer und Notar.
Die Flurkarte zeigt die genaue Lage und Abgrenzung Ihres Grundstücks im Vergleich zu angrenzenden Flächen. Sie ergänzt den Grundbuchauszug um die geografische Perspektive.
Die Baubeschreibung ist üblicherweise Bestandteil des ursprünglichen Bauvertrags. Sie enthält Angaben zu:
- Art und Nutzungszweck der Immobilie
- Abmessungen wie Raumhöhe, Fenstergröße oder Wandstärke
- verwendeten Baumaterialien
- Herstellern und beauftragten Subunternehmern
- Konstruktion, Dämmung und Statik
Je detaillierter die Baubeschreibung ausfällt, desto besser können Kaufinteressenten die Bausubstanz einschätzen.
Die Teilungserklärung wird beim Verkauf von Eigentumswohnungen benötigt. Sie regelt, wie das Gesamteigentum einer Wohnanlage auf die einzelnen Eigentümer aufgeteilt ist, und legt damit auch Sondernutzungsrechte fest.
Übersicht weiterer Unterlagen beim Wohnungs- und Hausverkauf
Über den Grundbestand aus Grundbuchauszug, Flurkarte und Energieausweis hinaus benötigen Sie je nach Verkaufsphase weitere Dokumente, von der Vermarktung bis zur Schlüsselübergabe. Wer den Verkauf über einen Makler abwickelt, muss sich um die meisten davon nicht selbst kümmern: Ein professioneller Immobilienmakler übernimmt oft die Beschaffung fehlender Unterlagen und sorgt parallel für eine fachgerechte Vermarktung.
Für die Vermarktung benötigen Sie ein aussagekräftiges Exposé und eine belastbare Immobilienbewertung. Wer sich von anderen Angeboten abheben möchte, ergänzt einen 360°-Rundgang, der Interessenten die Immobilie schon vor dem Besichtigungstermin erlebbar macht.
Für die Wertermittlung durch einen unabhängigen Sachverständigen brauchen Sie unter anderem:
- Grundbuchauszug
- Nachweis der Antragsberechtigung, etwa Vollmacht oder Erbschein
- Baugenehmigung, Wohnflächenberechnung, Grundrisse, Lagepläne, Flurkarte
- Nachweise zu Modernisierungen und Sanierungen
- Nachweis über bestehende Grundstücksbelastungen
- Brandschutzunterlagen
- Gutachten oder Kostenschätzungen zu eventuellen Bauschäden
Viele Makler bieten eine fundierte Immobilienbewertung als Service an. Sie bringen von Beginn an die Perspektive der Vermarktung ein und kennen durch ihre regionale Marktkenntnis die realistisch erzielbaren Preise.
Für ein vollständiges Exposé gehören dazu:
- Grundriss(e)
- Energieausweis
- Wohnflächenberechnung
- Baubeschreibung
- hochwertige Fotos
Bringen Sie das Exposé ausgedruckt zur Besichtigung mit. Wer die Unterlagen griffbereit hat, kann Fragen von Interessenten direkt und fundiert beantworten.
Der Notar benötigt von Ihnen unter anderem:
- aktuellen Grundbuchauszug (nicht älter als drei Monate)
- Nachweise zur Löschung der Grundschuld
- Flurkarte
- Grundrisse, Baupläne, Wohn- und Nutzflächenberechnung
- Grundsteuerbescheid
- Energieausweis
- Unterlagen zur Gebäudeversicherung
- ursprünglichen Kaufvertrag
- Modernisierungs- und Sanierungsnachweise
- Betriebskostenaufstellung
Bei einer geerbten Immobilie kommt der Erbschein für den Eigentümerwechsel hinzu.
Für die Kaufvertragserstellung braucht der Notar zudem Angaben zum Räumungstermin, Name und Adresse beider Parteien, Immobilienart und Adresse, Kaufpreis sowie eine Liste des übernommenen Inventars.
Zum Unterzeichnungstermin bringen Sie mit:
- Personalausweis oder Reisepass
- Steuer-Identifikationsnummer
- Unterlagen zu abzulösenden Darlehen
Ihr Käufer sollte parallel die Finanzierungsunterlagen mitbringen.
Bei der Übergabe erhält Ihr Käufer sämtliche restlichen Unterlagen: Energieausweis, Baupläne, Lageplan, Nachweise über Sanierungen und Reparaturen sowie Versicherungsscheine.
Wer diese Dokumente Schritt für Schritt zusammenstellt, statt sie kurz vor dem Notartermin zu suchen, hält den Verkaufsprozess spürbar planbarer.